บทที่ 2
การใช้งานโปรแกรม Microsoft Access
     เมื่อทำการออกแบบฐานข้อมูลด้วยแผนภาพที่เรียกว่า แบบจาลองอี-อาร์ และทำการ นอร์มัลไลเซชันแล้ว จึงนำฐานข้อมูลที่ออกแบบไว้นั้นมาสร้างให้ใช้งานได้จริงด้วยโปรแกรมสาเร็จรูปในการจัดการฐานข้อมูล ซึ่งก็คือ โปรแกรม Microsoft Access ที่เลือกโปรแกรมนี้เนื่องจากเป็นโปรแกรมที่สามารถฝึกใช้งานได้ง่าย และเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนใหญ่จะมีโปรแกรมนี้อยู่แล้ว เพราะเป็นโปรแกรมหนึ่งในชุด Microsoft Office ซึ่งสามารถศึกษาการใช้งานเบื้องต้นได้ด้วยตนเอง ตั้งแต่การสร้างตาราง ฟอร์ม แบบสอบถาม และรายงาน เป็นต้น

โครงสร้างของโปรแกรม Microsoft Access

     โปรแกรม Microsoft Access เป็นโปรแกรมที่ใช้ในการจัดการฐานข้อมูลอย่างหนึ่ง เริ่มตั้งแต่จัดเก็บข้อมูล ประมวลผล และออกสารสนเทศ ที่สามารถนาไปใช้ประโยชน์ได้อย่างมีประสิทธิภาพโครงสร้างของโปรแกรม Microsoft Access ประกอบด้วย
          1. ตาราง (table) ใช้สำหรับเก็บข้อมูลต่างๆ ซึ่งแต่ละตารางจะประกอบไปด้วย เขตข้อมูล (Field) และระเบียน (Record)
          2. แบบสอบถาม (queries) ใช้สำหรับดูข้อมูล ค้นหาข้อมูล ตรวจสอบแก้ไข เพิ่มเติม หรือลบข้อมูลที่ต้องการ
          3. ฟอร์ม (form) ออกแบบมาเพื่อเป็นส่วนติดต่อกับผู้ใช้สำหรับป้อนข้อมูลและแสดงข้อมูล
          4. รายงาน (report) ออกแบบมาให้มีการจัดรูปแบบ มีการคำนวณและพิมพ์ออกมาเป็นรายงานได้ รวมทั้งมีการสรุปผลของข้อมูลที่เลือก ซึ่งสามารถดูรายงานก่อนพิมพ์ได้
          5. มาโคร (macro) เป็นภาษาโปรแกรมง่ายๆ เพื่อการกำหนดโครงสร้างลาดับขั้นตอนให้ปฏิบัติงานตามที่ต้องการเพื่อตอบสนองกับเหตุการณ์ที่กาหนดขึ้น
          6. โมดูล (module) เป็นการเขียนโปรแกรมด้วยภาษา VBA (Visual Basic forApplication) ซึ่งใช้ในการทำงานที่ค่อนข้างซับซ้อนกว่าการใช้แมโคร เพื่อให้ได้ฟอร์มหรือรายงานตามความต้องการของผู้ใช้

เริ่มต้นใช้งานโปรแกรม Microsoft Access 2010

     เรียกใช้งาน Microsoft Access 2010 ได้โดยการคลิกที่ปุ่ม Start > All Programs > Microsoft Access 2010 หรือคลิกที่ icon จะปรากฏหน้าจอดังภาพ
2.1

วิธีการสร้างฐานข้อมูลมี 2 แบบ คือ
     1. สร้างฐานข้อมูลเปล่า (Blank database) เพื่อกำหนดรูปแบบของโครงสร้างฐานข้อมูลด้วยตนเอง โดยการคลิกเลือก Blank database ตั้งชื่อฐานข้อมูลที่จะสร้างขึ้นใหม่ และคลิกปุ่ม Create เพื่อสร้างฐานข้อมูล
2.2

     จะปรากฎดังภาพ
2.3

     2. สร้างฐานข้อมูลจากแม่แบบ (Sample templates) ที่โปรแกรมเตรียมไว้หลายรูปแบบสาหรับการใช้งานในด้านต่างๆ เช่น ฐานข้อมูลบุคลากร (Personal) ฐานข้อมูลทางการศึกษา (Education) และฐานข้อมูลการเงิน (Finance) เป็นต้น โดยทำตามขั้นตอนไปทีละขั้นเมื่อเสร็จแล้วจะได้ไฟล์ฐานข้อมูลที่นาไปใช้งานได้ทันที ถ้าต้องการแก้ไขปรับปรุงก็สามารถทำได้ในภายหลัง ซึ่งมีวิธีการสร้างโดยการคลิกเลือก Sample templates จะปรากฏภาพ แต่ต้องมีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตด้วย เพื่อเชื่อมต่อกับเว็บ Office.com
2.4

ส่วนประกอบของหน้าต่างโปรแกรม Microsoft Access 2010

2.5

tt2


การทำงานของเมนูแบบริบบอน (Ribbon)

     คำสั่งทั้งหมดที่ใช้งานจะอยู่บนแถบสี่เหลี่ยมผืนผ้าตรงส่วนบนที่เรียกว่า ริบบอน (Ribbon) ซึ่งในการเรียกใช้งานคำสั่งต่างๆ จะสะดวกและรวดเร็วกว่าการเรียกใช้คำสั่งในเมนูแบบลำดับชั้นหรือเมนูแบบ pull down
         1. tab home
2.6

     Tab Home เป็นแท็บที่รวบรวมคำสั่งเกี่ยวกับการจัดการข้อมูลบนหน้าจอ ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้
          - View: ใช้แสดงมุมมองต่างๆ เช่น มุมมองการแสดงข้อมูล และมุมมองการออกแบบ เป็นต้น
          - Clipboard: คัดลอก เคลื่อนย้าย และวางข้อมูลในตาแหน่งที่ต้องการ
          - Sort & Filter: เรียงข้อมูลและกรองข้อมูลตามเงื่อนไขที่กำหนด
          - Record: กลุ่มคำสั่งทำงานกับเรคคอร์ด
          - Find: ค้นหาและแทนที่ข้อมูล
          - Text Formatting: จัดแบบตัวอักษร ย่อหน้า เป็นต้น

          2. Tab Create
2.7

     Tab Create ประกอบด้วยคำสั่งที่ใช้งานการเริ่มต้นสร้างส่วนต่างๆ ของฐานข้อมูลได้แก่
          - Tables: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างตารางข้อมูล
          - Queries: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างแบบสอบถามข้อมูล
          - Forms: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างฟอร์ม
          - Reports: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้างรายงาน
          - Macro & Module: เป็นกลุ่มคำสั่งในการสร้าง Macro และ Module

          3. Tab External Data
2.8

     Tab External Data รวบรวมคำสั่งในการนำเข้าหรือส่งออกข้อมูล ซึ่งแบ่งออกเป็นกลุ่มต่างๆ ดังนี้
          - Import & Link: นำเข้าข้อมูลจากฐานข้อมูล Microsoft Access หรือ Microsoft Excel
          - Export: ส่งฐานข้อมูลออกเป็น Microsoft Access, Microsoft Excel, HTML เป็นต้น
          - Collect Data: สร้างและจัดการ E-mail ร่วมกับโปรแกรม Microsoft Outlook

          4. Tab Database Tools
2.9

     Tab Database Tools รวบรวมคำสั่งในการจัดการฐานข้อมูล ได้แก่
          - Tools: คำสั่งที่ใช้ในการบีบอัดและซ่อมแซมฐานข้อมูล
          - Macro: คำสั่งที่ใช้ร่วมกับ Macro การแปลง Macro ให้เป็นคำสั่งในภาษา VisualBasic
          - Relationships: สร้างความสัมพันธ์ระหว่างตาราง
          - Analyze: ทำหน้าที่ตรวจสอบและวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการทางานของฐานข้อมูล
          - Move Data: คำสั่งที่ใช้ในการติดต่อระหว่าง Access กับ SQL Server
          - Add-Ins: ทาหน้าที่เพิ่มคำสั่งแบบกำหนดเองและคุณลักษณะใหม่ๆ เพื่อปรับปรุง และเพิ่มประสิทธิภาพในการทางานร่วมกับโปรแกรม Access

การแปลงไฟล์ .mdb ให้เป็นไฟล์ .accdb

     ไฟล์ฐานข้อมูลเวอร์ชั่นเก่า เช่น Access 97, 2000, 2002-2003 (ไฟล์ .mdb) จะเปิดใช้ในโปรแกรม Access 2010 ได้ แต่จะทางานร่วมกับความสามารถใหม่ๆ ของ Access 2010 ไม่ได้ จึงต้องแปลงให้เป็นไฟล์ .accdb (Access 2007) ก่อน โดย
          1. เลือก Open จากเมนู File
          2. เลือกไฟล์ที่ต้องการจะแปลง
          3. เลือก Save & Publish จากเมนู File
          4. เลือก Access Database
          5. คลิก Save As
          6. หลังจากแปลงไฟล์เสร็จแล้ว จะมีข้อความแจ้งว่า ไฟล์ที่แปลงแล้วจะใช้กับโปรแกรม Access เวอร์ชั่น เก่าไม่ได้ ให้คลิก OK
          7. เข้าสู่วินโดว์ Database ของไฟล์ใหม่ ที่หัววินโดว์จะบอกว่ารูปแบบไฟล์ คือ Access 2007 ซึ่งเป็นไฟล์แบบ .accdb

การจัดเก็บไฟล์ฐานข้อมูล

1. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdb และ .mdb
     ถ้าจะเก็บไฟล์แทนที่ไฟล์เดิม ให้ใช้คำสั่ง Save ถ้าจะเก็บไฟล์ใหม่โดยชนิดไฟล์เหมือนเดิม ใช้ Save Database As แต่ถ้าจะเลือกชนิดไฟล์ต่างจากเดิม ใช้คาสั่ง Save & Publish โดยสามารถเลือกรูปแบบที่ต้องการจัดเก็บได้ดังนี้
          - Access Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdb (Access2007)
          - Access 2002-2003 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .mdb
          - Access 2000 Database จะจัดเก็บเป็นไฟล์ .mdb
2. การจัดเก็บไฟล์เป็น .accdt (template)
     ไฟล์ฐานข้อมูลที่จะนำมาสร้าง template ต้องเป็นไฟล์ .accdb เท่านั้น ในการจัดเก็บไฟล์ให้ใช้คำสั่ง Save & Publish แล้วคลิกเลือกรูปแบบ Template โปรแกรมจะจัดเก็บเป็นไฟล์ .accdt